Règlement d'Ordre Intérieur

Règlement d'ordre intérieur BEHVA

Version 29.08.2020

Introduction

Le règlement d’ordre intérieur est rédigé par l’Organe d’Administration et a pour but :

-          de commenter et/ou clarifier certains articles des statuts ;

-          de décrire des procédures, la descriptions des tâches, des modalités pratiques de votes, les modalités de désignation d’exécutants au service de l’association, le mode de fonctionnement de Comités spécialisés tels qu’un Comité de nomination, des pouvoirs et responsabilités de certaines fonctions, etc…

Le règlement d’ordre intérieur peut être modifié à n’importe quel moment par l’Organe d’Administration.

Le règlement d’ordre intérieur doit être communiqué aux membres de la BEHVA ASBL.

Chapitre I : Strategic Room = l’Organe d’Administration

Article 1

Les réunions de l’Organe d’Administration sont composées des administrateurs élus par l’Assemblée Générale et du CEO.

Les coordinateurs, les officiers de liaison et toute autre personne peuvent être invités par l’Organe d’Administration.

Article 2

À la suite de l’article 11 des statuts, la rémunération de l’Organe d’Administration est fixée comme suit :

-          Frais de déplacement : 0.36 EUR/km

-          Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre II : Les représentants BEHVA ASBL

Article 3

Chaque représentant de la BEHVA ASBL devra signer la charte des représentants (voir annexe n° 1 du présent règlement d’ordre intérieur)

Chapitre III : l’Executive Room

Article 4

L’’Executive Room’ travaille sous la responsabilité du CEO BEHVA ASBL

Article 5

L’’Executive Room’ contient deux piliers de fonctionnement, c’est-à-dire :

-          Back Office pour le travail journalier, (secrétariat et managers externes)

-          Les Régions Vlaanderen – Bruxelles - Wallonie

Article 6

Les Régions sont composées de :

-          Un coordinateur

-          Un officier de liaison

-          Des ambassadeurs

-          Toute autre personne opérationnelle que le CEO estime nécessaire

Article 7

La description des tâches est reprise dans l’article 24 du présent règlement d’ordre intérieur

Article 8

La durée du mandat du coordinateur, de l’officier de liaison et des ambassadeurs est décidée par l’Organe d’Administration et basée sur l’avis du CEO.

Article 9

Sauf autrement décidé par un contrat, la rémunération du coordinateur, de l’officier de liaison et des ambassadeurs est fixée comme suit :

-          Frais de déplacement : 0.36 EUR/km

-          Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre IV : la Specialist Room

Article 10

La’Specialist Room’ travaille sous la responsabilité du CEO BEHVA ASBL et ce à chaque demande de l’Organe d’Administration ou si le CEO l’estime nécessaire.

Article 11

La ‘Specialist Room’ est composée de :

-          personnes spécialisées dans une marque ou type de véhicule

-          associations spécialisées dans le monde du véhicule historique

-          personnes spécialisées dans un domaine spécifique comme par exemple l’environnement, les carburants, l’homologation, … cette liste n’est pas exhaustive

Article 12

La ‘Specialist Room’ a un rôle consultatif pour la fédération

Article 13

Les personnes et/ou associations n’ont pas de mandat déterminé mais sont consultables lorsque la BEHVA ASBL en a besoin.

Article 14

Le CEO peut convoquer/composer un groupe de travail parmi les personnes et/ou associations spécialisées.  Un groupe de travail sera toujours présidé par une personne de confiance désignée par l’Organe d’Administration, qui, in fine, remettra un rapport reprenant ses conclusions au CEO.   

Article 15

La rémunération des personnes et/ou associations est fixée comme suit :

-          Frais de déplacement : 0.36 EUR/km

-          Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre V: Contrats

Article 16

L’Organe d’Administration peut engager :

-          Du personnel sous un contrat de travail

-          Une société/association avec un contrat déterminé ou indéterminé

Copie des contrats repose au siège social de l’association

Chapitre VI : Obligations des membres

Article 17

Les membres doivent respecter les statuts, le présent règlement d’ordre intérieur, ainsi que les conditions générales de paiement.

Chapitre VII : Utilisation logo BEHVA ASBL

Article 18

Les membres peuvent faire usage du logo de la BEHVA ASBL pour autant que le ‘House Style’ soit respecté. 

La BEHVA ASBL doit recevoir un exemple de chaque publication faite par les membres où le logo de la BEHVA ASBL est visible.  La BEHVA ASBL se réserve le droit d’exiger de ne pas utiliser le logo pour certaines publications et certains événements.

Chapitre VIII : Confidentialité

Article 19

Chaque représentant et collaborateur de la BEHVA ASBL devra signer une déclaration de confidentialité (voir annexe n° 2 du présent règlement d’ordre intérieur)

Chapitre IX : Comité de nomination

Article 20

Les personnes qui désirent faire partie de l’Organe d’Administration ou qui veulent représenter la fédération (ambassadeur, coordinateur, officier de liaison, et toute autre tâche de représentation), devront présenter leur candidature à l’aide d’un CV et d’une lettre de motivation.

Une procédure transparente est adoptée pour garantir l’efficacité des nominations et des reconductions des administrateurs et des managers exécutifs. L’Organe d’Administration établit des procédures de nomination et des critères de sélection objectifs.

Le Comité de nomination conduit le processus de nomination et recommande des candidats appropriés à l’Organe d’Administration. L’Organe d’Administration fait alors des propositions de nomination ou de reconduction à l’Assemblée Générale.

Pour toute nomination d’administrateur ou de manager exécutif, une évaluation des compétences, des connaissances et de l’expérience déjà existantes ou nécessaires au sein de l’Organe d’Administration est faite et, sur base de cette évaluation, une description du rôle ainsi que des connaissances et de l’expérience requise est élaborée.

Dans le cas d’une nouvelle nomination, le Comité s’assure qu’avant d’envisager l’approbation de la candidature par l’Organe d’Administration, il ait reçu des informations suffisantes sur le candidat, telles que, son curriculum vitae, une évaluation basée sur le ou les entretiens initiaux, la liste des autres fonctions qu’il occupe ainsi que, le cas échéant, les informations relatives à l’évaluation de son indépendance.

Les administrateurs sont dûment informés de l’étendue de leurs obligations lors du dépôt de leur candidature, en particulier en ce qui concerne le temps qu’ils devront consacrer à l’exercice de leur mandat, en prenant également en compte le nombre et l’importance de leurs autres engagements.

La rémunération de la commission de sélection est fixée comme suit :

-          Frais de déplacement : 0.36 EUR/km

-          Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre X : le CEO

Article 21

L’Organe d’Administration fixe les pouvoirs et les responsabilités confiés au CEO et établit une politique de délégation claire, en consultation étroite avec ce dernier.

Le CEO a la charge de la direction opérationnelle ainsi que de la gestion journalière de l’association.

Sans nuire au rôle de surveillance de l’Organe d’Administration, le CEO met en place des contrôles internes permettant d’identifier, d’évaluer, de gérer et de surveiller les risques financiers et autres, basés sur un cadre approuvé par l’Organe d’Administration.

Le CEO soumet, en temps voulu, à l’Organe d’Administration des états financiers de l’association, fiables, exhaustifs et précis, conformes aux principes et aux politiques comptables applicables à l’association.

Le CEO fournit, en temps utile, toutes les informations nécessaires à l’exercice de ses responsabilités.

Le CEO veille à l’accomplissement de ses obligations vis-à-vis de l’Organe d’Administration, et lui rend compte.

Le CEO formule, à l’intention de l’Organe d’Administration, des propositions en rapport avec la stratégie de l’association et sa mise en œuvre.

Le CEO dispose d’une marge de manœuvre suffisante pour mettre en place la stratégie validée par l’Organe d’Administration, en tenant compte du niveau de risques que l’association accepte de prendre.

Des procédures claires et applicables règlent les pouvoirs décisionnels du CEO.

Les relations entre les administrateurs et le CEO sont transparentes.

Les conditions de travail et la rémunération du CEO seront reprises dans un contrat entre l’association et le CEO.

Chapitre XI : Membres effectifs

Article 22

Suite Article 6 des statuts, chaque membre qui désire être reconnu comme membre effectif à l’Assemblée Générale, devra remplir un document (voir annexe n° 8) et l’envoyer au minimum 15 jours avant la date de l’Assemblée générale (par courrier ou mail) au secrétariat de la BEHVA ASBL. 

La nomination n’est valable que pour l’année dans laquelle se déroule l’Assemblée Générale ordinaire et, éventuellement, l’Assemblée Générale extraordinaire dans cette même année.  Ceci signifie que, pour chaque Assemblée Générale ordinaire, la démarche devra être renouvelée.

L’Organe d’Administration pourra refuser la nomination de membre effectif si le membre n’a pas respecté le chapitre VI du présent règlement d’ordre intérieur.  Une lettre de motivation sera rédigée par le CEO et envoyée à ce membre par courrier recommandé.

Chapitre XII : Procédure de sélection/nomination des représentants des amateurs, propriétaires et utilisateurs de véhicules historiques

Article 23

À la suite de l’article 6 des statuts, les amateurs, propriétaires et utilisateurs de véhicules historiques, avec un maximum de dix représentants peuvent devenir membre effectif de l’association.

Parmi les multiples amateurs, un maximum de 10 personnes pourra représenter ce groupe, et ce selon la procédure suivante :

-          Le CEO enverra, 6 mois avant l’Assemblée Générale, un communiqué en vue de faire un appel aux candidats ;

-          Les éventuels candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV au CEO, et ce au minimum 3 mois avant l’Assemblée Générale ;

-          La commission de nomination vérifiera les candidatures, et établira un listing final tenant compte de la parité linguistique et régionale ;

-          Au cas où il y aurait plus de 10 candidats retenus, un vote sera organisé à l’Assemblée Générale;

Chapitre XIII : description des tâches

Article 24

1.      Introduction

Ci-dessous sont repris :

-          Un profil général à utiliser, entièrement ou partiellement, lors d’une demande d’emploi

-          Les différentes tâches qui existent à l’heure actuelle.  Au cas où d’autres tâches devaient être instaurées, la description de ces tâches serait ajoutée au présent document 

2.      Profil général

-          Homme/femme

-          Être le représentant des amateurs de la région attribuée

-          Être ‘la personne de contact’ pour les diverses instances

-          Disposer d’une adresse mail & accès internet

-          Avoir quelques notions au niveau juridique

-          Avoir une connaissance de base de la législation et/ou des procédures (immatriculation, contrôle technique, code de la route, fiscalité, environnement, …)

-          Avoir une connaissance de base de la structure et du fonctionnement de la BEHVA ASBL

-          Avoir le contact facile, être dynamique et enthousiaste

-          Être disponible à des jours et heures irréguliers

-          Avoir connaissance de base en informatique (Word, Excell, Powerpoint)

-          Être prêt à suivre des formations demandées par la BEHVA ASBL

-          Être persévérant, motivé et orienté résultats.

-          Avoir l’esprit d'équipe .

-          Partager les valeurs de la BEHVA ASBL

-          Respecter le maintien du patrimoine et le monde du véhicule historique est une passion.

-          Être prêt à s’investir dans le suivi de modules divers de formation (mécanique, technique, législatif,).

3.      Tâches existantes au sein de la BEHVA ASBL

Président

Le Président est élu par l’Organe d’Administration.

Le Président est reconnu pour son professionnalisme, son indépendance, ses qualités de coaching, sa capacité à établir un consensus, et ses talents de communication et de gestion de réunions.

Le Président est responsable de l’efficacité de l’Organe d’Administration et de son fonctionnement.

Le Président veille à ce que de l’Organe d’Administration puisse exercer totalement ses prérogatives au bon moment et en connaissance de cause.

Le Président est le gardien de la conformité légale et statutaire des réunions et des décisions de l’Organe d’Administration. Il veille à ce que les procédures en matière de préparation, délibération, processus décisionnel et exécution des décisions se déroulent convenablement.

Le Président est responsable de la direction de l’Organe d’Administration. Il crée un climat de confiance permettant des discussions ouvertes et une expression constructive de divergences de vues éventuelles. Il s’assure qu’il y a suffisamment de temps de réflexion et de discussion avant la prise de décision. Une fois les décisions prises, tous les administrateurs soutiennent leur mise en œuvre.

Le Président établit l’ordre du jour de l’Organe d’Administration sur proposition du CEO.

Le Président veille à ce que les administrateurs reçoivent avant les réunions et, au besoin, entre celles-ci, des informations précises, concises, claires et opportunes afin qu’ils puissent participer aux discussions de façon informée et en connaissance de cause.

En ce qui concerne l’Organe d’Administration, la même information est communiquée à tous les administrateurs.

Le Président établit des relations étroites avec le CEO en lui apportant soutien et conseil, dans le respect des responsabilités exécutives de ce dernier. Le Président garantit une interaction efficace entre l’Organe d’Administration et le management exécutif.

Le Président veille à une communication efficace avec les membres de l’association. Il veille également à ce que les administrateurs comprennent les vues des membres et des autres parties prenantes importantes.

Vice-Président

Le Vice-Président remplace le Président en cas d’absence de ce dernier lors des réunions ou pour présider aux discussions et aux prises de décision de l’Organe d’Administration dans des domaines où le Président aurait un conflit d’intérêt ou toute autre raison d’indisponibilité.

CEO

L’Organe d’Administration fixe les pouvoirs et les responsabilités confiés au CEO, et établit une politique de délégation claire, en consultation étroite avec ce dernier.

Le CEO a la charge de la direction opérationnelle de l’association et de la gestion journalière.

Sans nuire au rôle de surveillance de l’Organe d’Administration, le CEO met en place des contrôles internes permettant d’identifier, d’évaluer, de gérer et de surveiller les risques financiers et autres, basés sur un cadre approuvé par l’Organe d’Administration.

Le CEO soumet, en temps voulu, à l’Organe d’Administration, les états financiers de l’association, fiables, exhaustifs et précis, conformes aux principes et aux politiques comptables applicables à l’association.

Le CEO fournit, en temps utile, toutes les informations nécessaires à l’exercice de ses responsabilités.

Le CEO veille à l’accomplissement de ses obligations vis-à-vis de l’Organe d’Administration et lui rend compte.

Le CEO formule, à l’intention de l’Organe d’Administration, des propositions en rapport avec la stratégie de l’association et sa mise en œuvre.

Le CEO dispose d’une marge de manœuvre suffisante pour mettre en place la stratégie validée par l’Organe d’Administration en tenant compte du niveau de risques que l’association accepte de prendre.

Des procédures claires et applicables règlent les pouvoirs décisionnels du CEO.

Les relations entre les administrateurs et le CEO sont transparentes.

Les conditions de travail et la rémunération du CEO sont reprises dans un contrat entre l’association et le CEO.

Officier de liaison

Tâches

-          Être ‘la personne de contact’ pour les autorités régionales et communales de la région qu’il représente

-          Faire du lobbying, suivre les débats politiques, ….

-          Préparer des documents pour les autorités (mémorandum, dossiers, …)

-          Représenter la BEHVA ASBL auprès des autorités (réunions, …)

-          Rendre compte au CEO (réunion, rapport, …)

-          Travailler en collaboration avec le CEO et le coordinateur

-          Participer aux réunions de l’Organe d’Administration

-          Faire des propositions afin d’améliorer l’image et/ou le fonctionnement de la BEHVA ASBL

Ambassadeur

Tâches

-          Travaille sous la responsabilité du coordinateur de la région principale qu’il représente.

-          Rend compte à son coordinateur, et donne un feedback de chaque événement où il participe.

-          Peut, éventuellement, travailler dans d’autres régions quand il s’agit d’un événement d’allure nationale

-          Est ‘la carte de visite’ de la BEHVA ASBL

-          Promeut les produits et services de la BEHVA ASBL auprès des passionnés (membres, clubs, partenaires,)

-          Est le relais entre les clubs régionaux, les amateurs de véhicules historiques

-          Promeut une image professionnelle de la BEHVA ASBL en répondant de manière correcte aux questions et demandes.

-          Participe activement aux team-meetings et activités organisées par la BEHVA ASBL (événements, conférences,)

-          Rédige de petits articles avec photos à l’appui

-          Rédige un calendrier annuel des événements régionaux ( à soumettre pour approbation)

-          Recherche des partenaires locaux qualitatifs (à soumettre pour approbation)

Observateur / Steward de rallyes historiques

Tâches

-          Est ‘la carte de visite’ de la BEHVA ASBL et représente la BEHVA ASBL lors des rallyes historiques de régularité

-          Participe activement au contrôle de conformité des véhicules participant à un rallye historique de régularité

-          Veille au respect des Prescriptions Régissant l'Organisation d’Épreuves Historiques de Régularité (PROEHR) édictées par la fédération et, si besoin, prend les décisions qui s'imposent afin de les faire respecter.

-          Participe régulièrement (1 ou 2 fois par an) aux réunions de la Commission Events traitant du domaine spécifique de l'organisation des rallyes historiques.

-          Est chargé de promouvoir et défendre l'action de la fédération auprès des organisateurs, participants et administrations.

-          Fait rapport de ses activités à l’administrateur responsable pour les événements

-          Promeut les produits et services de la BEHVA ASBL auprès des passionnés (membres, clubs, partenaires, ……)

-          Promeut une image professionnelle de la BEHVA ASBL en répondant de manière correcte aux questions et demandes.

-          Participe activement aux team-meetings et activités organisées par la BEHVA ASBL (événements, conférences, ……)

-          Rédige de petits articles avec photos à l’appui

Administrateur responsable pour les professionnels

L’administrateur responsable pour les professionnels devra attirer de nouvelles sociétés comme membre de la BEHVA ASBL.

L’administrateur responsable pour les professionnels devra rédiger un listing de sociétés spécialisées dans la restauration, l’entretien, la vente/achat de véhicules et/ou pièces détachées.

L’administrateur responsable pour les professionnels devra organiser, au minimum 1 fois par an, une réunion avec les responsables des sociétés membres de la BEHVA ASBL.

L’administrateur responsable pour les professionnels devra aider le secrétariat central quant aux questions spécifiques liées au secteur professionnel.

Office Manager

-          Fonction de secrétaire de direction

-          Gestion / Supervision du personnel administratif au secrétariat

-          Remplacement des secrétaires en cas d’absence

-          Fonction de responsable HRM

-          Fonction de responsable des réservations de salles de réunion et/ou autres activités

-          Gestion des inscriptions aux bourses

-          Gestion du suivi des besoins logistiques nécessaires pour nos activités

-          Travaille sous la responsabilité du CEO avec un feedback hebdomadaire

-          Participation aux réunions de l’Organe d’Administration en vue de rédiger les procès-verbaux

Coordinateur

-          Est le point de contact pour la région qui lui est attribuée

-          Veille à ce qu’il y ait une bonne collaboration entre les ambassadeurs et l’officier de liaison

-          Dirige/soutient/aide les ambassadeurs

-          Gère les événements locaux

-          Visite les événements qui peuvent apporter un plus à la BEHVA ASBL

-          Répond aux questions relatives aux véhicules historiques

-          Rend compte au CEO (réunion, rapport, …)

-          Travaille en collaboration avec le CEO et l’officier de liaison

-          Participe aux réunions de l’Organe d’Administration

-          Participe à certaines réunions de clubs et y faire des présentations

-          Fait des propositions afin d’améliorer l’image et/ou le fonctionnement de la BEHVA ASBL

Administrateur responsable des Finances

L’Organe d’Administration fixe les pouvoirs et les responsabilités confiés à l’administrateur Finances.

L’administrateur Finances a une mission de contrôle quant à la régularité de toutes les opérations financières et comptables. Pour ce faire, il dispose de la compétence et de l’expérience nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

L’administrateur Finances soumet, en temps voulu, au CEO et à l’Organe d’Administration, les états financiers de l’association, fiables, exhaustifs et précis, conformes aux principes et aux politiques comptables applicables à l’association.

L’administrateur Finances prépare les budgets annuels en vue de les soumettre au CEO.

L’administrateur Finances est la personne de référence pour la société de comptabilité désignée par l’Organe d’Administration, et veille à ce que les déclarations TVA et/ou autres soient effectuées dans les délais prévus par la loi.

Administrateur responsable des événements

L’administrateur responsable des événements devra gérer :

-          Le calendrier des événements organisés par les clubs ou toute autre association/personne organisatrice

-          Le calendrier des rallyes de régularité

L’administrateur responsable des événements devra attirer de nouveaux organisateurs de rallye de régularité, ou convaincre les organisateurs de se conformer aux règlements de la BEHVA ASBL.

L’administrateur responsable des événements devra organiser, au minimum 1 fois par an, une réunion avec les organisateurs de rallyes de régularité.

L’administrateur responsable des événements devra pouvoir répondre à toutes les questions relatives aux rallyes de régularité et services offerts par la BEHVA ASBL (rally pass, passeport FIVA, ...) :

L’administrateur responsable des événements est en contact régulier avec les coordinateurs ce qui concerne les événements régionaux

Les Managers

Au besoin, des managers peuvent être désignés pour effectuer des tâches bien précises.  Pour chaque fonction, un profil et une description des tâches seront déterminés par le CEO, ou par l’Organe d’Administration.

Fin

Pour consulter les annexes, cliquez ici

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